Δήλωση Ενημέρωσης Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων για την εφαρμογή Microsoft Teams

Η Ανώνυμη Ασφαλιστική Εταιρία με την επωνυμία ‘’ΙΝΤΕΡΣΑΛΟΝΙΚΑ Α.Ε.Γ.Α.’’ (στο εξής ΕΤΑΙΡΙΑ) δεσμεύεται για την προστασία και το σεβασμό των προσωπικών δεδομένων των εργαζόμενων, ασφαλιστικών διαμεσολαβητών και τρίτων προσώπων. Προσαρμοσμένη στις απαιτήσεις της εποχής και στοχεύοντας στην συνεχή βελτίωση και ένταξη νέων τεχνολογιών σε καθημερινές εργασίες, χρησιμοποιεί υπηρεσίες διαδικτυακής επικοινωνίας για συνεργασία εξ αποστάσεως ή/και για διεξαγωγή εξ αποστάσεως σεμιναρίων από το Εκπαιδευτικό κέντρο της, με την εφαρμογή Microsoft Teams (στο εξής Ms Teams).

Η Εταιρία, ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας, παρέχει την παρούσα ενημέρωση για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα των ατόμων που χρησιμοποιούν το Ms Teams,

 

Τα στοιχεία του Υπεύθυνου επεξεργασίας είναι: Ανώνυμη ασφαλιστική εταιρία με την επωνυμία ‘’ΙΝΤΕΡΣΑΛΟΝΙΚΑ Α.Ε.Γ.Α.’’, με Α.Φ.Μ. 094450059 και έδρα στο 15ο χλμ Θεσσαλονίκης-Περαίας ΤΚ 55102, ,ΑΡ ΓΕΜΗ 057987904000, Τηλ. 2310492100, Fax 2310 465 219.

 

Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων: Για τη συμμόρφωση με τις επιταγές του συστήματος προστασίας προσωπικών δεδομένων έχει ορισθεί Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων με τα εξής στοιχεία επικοινωνίας: Email: dpo@intersalonica.gr, Τηλέφωνο: 2310492306.

 

Ορισμοί :

 

Τηλεδιάσκεψη: κάθε σύσκεψη, συνάντηση, εκπαιδευτικό σεμινάριο, ενημερωτική ημερίδα και κάθε είδους εταιρική εκδήλωση ή συνάντηση που διεξάγεται μέσω διαδικτύου.

Χρήστης: Κάθε άτομο (στέλεχος, εργαζόμενος, ασφαλιστικός διαμεσολαβητής, τρίτος κλπ) που χρησιμοποιεί Ms Teams για τη διεξαγωγή τηλεδιασκέψεων μέσω της υπηρεσίας αυτής είτε σαν διοργανωτής είτε σαν συμμετέχων.

 

Γενικές πληροφορίες / Χρήση

Η υπηρεσία Ms Teams παρέχεται από την πλατφόρμα Microsoft Office και χρησιμοποιείται για την επίτευξη άμεσης και εύκολης επικοινωνίας, μειώνοντας σημαντικά τον χρόνο μετακινήσεων και προσφέροντας στους χρήστες τη δυνατότητα συμμετοχής σε τηλεδιασκέψεις.

Απαραίτητη προϋπόθεση για τη διοργάνωση τηλεδιάσκεψης είναι το άτομο να διαθέτει κατάλληλη άδεια της υπηρεσίας Ms Teams.

O χρήστης μπορεί να συμμετέχει στη τηλεδιάσκεψη είτε μέσω διαδικτύου (web) ή μέσω της εφαρμογής Ms Teams που έχει εγκαταστήσει στη συσκευή του, ανάλογα με την άδεια που διαθέτει. Για την συμμετοχή ατόμου σε Ms Teams ως επισκέπτης, αρκεί σύνδεση στο διαδίκτυο, χωρίς να είναι απαραίτητη η άδεια της υπηρεσίας.

 

Δεδομένα που τίθενται της επεξεργασία.

Κατά τη χρήση της υπηρεσίας Ms Teams γίνεται επεξεργασία των παρακάτω στοιχείων που αφορούν τους χρήστες:

  • Ονοματεπώνυμο,
  • Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου,
  • ήχος (ομιλία) ή/και εικόνα.

Παράλληλα, οι χρήστες που συμμετέχουν στην τηλεδιάσκεψη ενημερώνονται για τα στοιχεία των χρηστών που συμμετέχουν σε αυτή.

 Ο χρήστης για να συμμετέχει σε ομάδα συζήτησης, θα πρέπει να έχει λάβει πρόσκληση με το σχετικό link από τον διοργανωτή. Όταν ο χρήστης χρησιμοποιεί τον εταιρικό του λογαριασμό για να συνδεθεί, συνδέεται στην τηλεδιάσκεψη χωρίς να απαιτείται έγκριση από άλλα άτομα. Όταν συνδέεται ως «επισκέπτης» (μη εταιρική σύνδεση) θα πρέπει να του επιτραπεί η είσοδος από τον διοργανωτή.

Σημειώνεται ότι ο ήχος και η εικόνα κατά τη χρήση της υπηρεσίας, μεταδίδονται σε πραγματικό χρόνο και δεν αποθηκεύονται ούτε αποτελούν αντικείμενο επεξεργασίας, με εξαίρεση την περίπτωση ζωντανού συμβάντος κατά τη διάρκεια εκπαιδεύσεων από το Εκπαιδευτικό Κέντρο της ΙΝΤΕΡΣΑΛΟΝΙΚΑ.

Το Ms Teams διαθέτει δυνατότητα χειροκίνητης ενεργοποίησης/απενεργοποίησης της εικόνας και του ήχου, από τον ίδιο τον χρήστη, όποτε αυτός το κρίνει σκόπιμο. Επιπλέον, υπάρχει δυνατότητα ηχογράφησης της κλήσης, για την οποία -όταν ενεργοποιείται- ενημερώνονται όλοι οι συμμετέχοντες.

Σημειώνεται ότι η σύνδεση του χρήστη στην υπηρεσία Ms Teams υλοποιείται με την πληκτρολόγηση της προσωπικής διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του και του κωδικού πρόσβασης που γνωρίζει ο ίδιος. Η ταυτοποίηση γίνεται από την εταιρία Microsoft, πάροχο της υπηρεσίας, ελέγχοντας τα κριτήρια σύνδεσης που έχει πληκτρολογήσει ο χρήστης. Αν τα κριτήρια είναι σωστά, ο χρήστης ταυτοποιείται και επιτρέπεται η είσοδός του στην υπηρεσία Ms Teams. Αν δεν ταυτοποιηθεί, δεν μπορεί να συνδεθεί.

 

Δεδομένα που δίνει ο ίδιος ο χρήστης. Κατά τη χρήση της υπηρεσίας και κατά τη διενέργεια τηλεδιάσκεψης ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να λάβει το λόγο και να θέσει ερωτήματα, να απαντήσει σε ερωτήσεις και γενικότερα να συμμετέχει είτε δια της ομιλίας του (ήχος) είτε μέσω γραπτών μηνυμάτων.

 

Στις περιπτώσεις διοργάνωσης Εκπαιδευτικών σεναρίων, ο «συντονιστής» είναι υπεύθυνος για την ομαλή διεξαγωγή της συζήτησης. Επίσης, ο «συντονιστής» έχει τη δυνατότητα να σιγάσει το μικρόφωνο και να αποκλείσει όποιον παρακωλύει την ομαλή διαδικασία της σύγχρονης επικοινωνίας (πχ λόγω θορύβου).

 

Σκοπός επεξεργασίας- Νόμιμη βάση επεξεργασίας. Η Εταιρία χρησιμοποιεί την εφαρμογή Ms Teams για την επίτευξη άμεσης και εύκολης επικοινωνίας, μειώνοντας σημαντικά τον χρόνο μετακινήσεων και προσφέροντας στους χρήστες τη δυνατότητα συμμετοχής σε τηλεδιασκέψεις, απομακρυσμένα.

 

Βάση επεξεργασίας των απαιτούμενων δεδομένων των χρηστών για τη χρήση της υπηρεσίας και την εκπλήρωση των σκοπών αυτών, αποτελεί: α) η συμβατική υποχρέωση του εργαζομένου για την εκπλήρωση της σύμβασης εργασίας, σύμφωνα με τις υποδείξεις του Εργοδότη ή/και τη συμμέτοχή σε εκπαιδευτικά Σεμινάρια (άρθρο 6.1.β ΓΚΠΔ), β) η υποχρέωση της Εταιρίας να συμμορφώνεται με τη νομοθεσία και τις σχετικές αποφάσεις του Υπουργείου Εργασίας και/ή άλλων αρμόδιων Αρχών (άρθρο 6.1.γ ΓΚΠΔ), γ) το έννομο συμφέρον της Εταιρίας να διασφαλίζει την ορθή και ασφαλή λειτουργία της πλατφόρμας (άρθρο 6.1.στ ΓΚΠΔ), δ) η οργάνωση και διεξαγωγή εκπαιδευτικών σεμιναρίων μέσω του εκπαιδευτικού κέντρου της Εταιρίας και ε) η εύκολη επικοινωνία με τρίτους ή ασφαλιστικούς διαμεσολαβητές.

 

Χρόνος διατήρησης των δεδομένων. Σε περίπτωση καταγραφής της τηλεδιάσκεψης, το υλικό διατηρείται μέχρι έξι (6) μήνες. Ο χρόνος διατήρησης των δεδομένων ορίζεται σε έξι μήνες, εκτός αν συντρέχει λόγος διατήρησης για περαιτέρω χρονικό διάστημα.

Τα μεταδεδομένα που τυχόν παράγονται (χρόνος και διάρκεια μαθήματος, αριθμός συμμετεχόντων, ποιότητα κλήσης) είναι ανωνυμοποιημένα και χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για στατιστικούς σκοπούς.

Με την ολοκλήρωση της τηλεδιάσκεψης υπάρχει η δυνατότητα εξαγωγής αναφοράς με τα στοιχεία όσων συμμετείχαν στην τηλεδιάσκεψη (προσωπικό email και χρόνος συμμετοχής).

 

Ασφάλεια δεδομένων. Η Εταιρία λαμβάνει τα κατάλληλα μέτρα ασφάλειας και προστασίας των προσωπικών δεδομένων που συλλέγονται και υπόκεινται σε επεξεργασία μέσω του Ms Teams, σε συμμόρφωση με τιςκανονιστικές διατάξεις και νομοθετικές προβλέψεις και ως επιπρόσθετα μέτρα ασφαλείας, μεριμνώντας γιατην εμπιστευτικότητά τους μέσω χρήσης ασφαλών καναλιών, εφαρμογής ισχυρών κωδικών ασφαλείας καιχορήγησηςδυνατότητας πρόσβασηςμόνοσε ειδικάπρος τούτο εξουσιοδοτημέναπρόσωπα.

Στις συναντήσεις/συσκέψεις ο χρήστης:

  • συμμετέχει μέσω συνδέσμου που περιλαμβάνεται σε πρόσκληση που λαμβάνει,
  • έχει δυνατότητα ενεργοποίησης/απενεργοποίησης (σίγασης) μικροφώνου και ομοίως ενεργοποίησης/απενεργοποίησης κάμερας,
  • έχει τη δυνατότητα να την ηχογραφήσει. Με την ενεργοποίηση της ηχογράφησης, ενημερώνονται οι όλοι συμμετέχοντες από σχετικό μήνυμα που εμφανίζεται στην οθόνη του Ms Teams.

Στα Εκπαιδευτικά σεμινάρια:

  • είναι απενεργοποιημένη η δυνατότητα καταγραφής /αποθήκευσης,
  • δημιουργούνται εικονικές τάξεις στις οποίες εισέρχονται αποκλειστικά εξουσιοδοτημένοι χρήστες
  • ο χρήστης έχει δυνατότητα ενεργοποίησης/απενεργοποίησης (σίγασης) μικροφώνου και ομοίως ενεργοποίησης / απενεργοποίησης κάμερας,
  • όταν κατά τη ζωντανή μετάδοση από τις τάξεις υπάρχει κάμερα, δεν φαίνεται ποτέ εικόνα των συμμετεχόντων. Πραγματοποιείται μόνο μετάδοση ήχου κατά την παράδοση του μαθήματος, και διαμοιρασμός (προβολή) μόνο της παρουσίασης και εικόνας του ίδιου του διδάσκοντος.

 

Η Εταιρία έχει φροντίσει για τη λήψη του συνόλου των απαιτούμενων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων για την προστασία των προσωπικών δεδομένων των υποκειμένων. Αντίστοιχα έχει προβεί στις προβλεπόμενες και απαιτούμενες συμβατικές δεσμεύσεις με την εταιρία Microsoft, για τη διασφάλιση, μεταξύ άλλων, της ορθής και ασφαλούς χρήσης της υπηρεσίας.

Η Πολιτική Προστασίας Δεδομένων (privacy statement) της Microsoft σχετικά με το Ms Teams περιγράφεται αναλυτικά στον σύνδεσμο: https://privacy.microsoft.com/el-gr/privacystatement#mainnoticetoendusersmodule. Παράλληλα η Εταιρία ενεργεί ως Ανεξάρτητος Υπεύθυνος Επεξεργασίας για την επεξεργασία που διενεργεί η ίδια με δικά της μέσα και σκοπούς για τη βελτίωση των υπηρεσιών της και παροχή υπηρεσιών απομακρυσμένης επικοινωνίας.

 

Υπενθυμίζεται ότι η καταγραφή της εικόνας ή της ομιλίας άλλου προσώπου, χωρίς τη συναίνεσή του, κατά τη διάρκεια της χρήσης της εφαρμογής κατά την παροχή σύγχρονης εξ αποστάσεως τηλεδιάσκεψης είναι παράνομη και επισύρει αστικές, ποινικές και διοικητικές κυρώσεις. Το ανωτέρω ισχύει και για λήψη φωτογραφιών ή βιντεοσκόπηση της τηλεδιάσκεψης, με τρίτη συσκευή (πχ κινητό)

 

Διαβίβαση δεδομένων. Σε ό,τι αφορά ειδικά στην Επεξεργασία δεδομένων μέσω της εφαρμογής, σημειώνονται τα εξής: α) τα Προσωπικά Δεδομένα διαβιβάζονται στις ΗΠΑ, βάσει του τελευταίου  εδαφίου της παραγράφου 1 του άρθρου 49 ΓΚΠΔ, λαμβάνοντας υπόψη ότι είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση του σκοπού διενέργειας διαδικτυακών συναντήσεων/συσκέψεων και εκπαιδευτικών σεμιναρίων. β) Η όποια διαβίβαση, σε κάθε περίπτωση, ρυθμίζεται από τις εγκεκριμένες τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες που έχουν εγκριθεί από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή κατ’ άρθρο 46 § 2.γ΄ ΓΚΠΔ με την απόφαση 2010/87/ΕΕ της 05.02.2010.

 

 

Τα δικαιώματά σας. Η Εταιρία σέβεται και τηρεί όλα τα προβλεπόμενα από τον Γενικό Κανονισμό δικαιώματα των Υποκειμένων των δεδομένων. Συγκεκριμένα τα Υποκείμενα των δεδομένων διατηρούν το δικαίωμα πρόσβασης στην επεξεργασία των δεδομένων τους («Δικαίωμα πρόσβασης») και δύνανται να αιτηθούν και να λάβουν περαιτέρω ενημέρωση («Δικαίωμα ενημέρωσης») για την εκτελούμενη επεξεργασία. Επιπλέον τα Υποκείμενα των δεδομένων έχουν τα δικαιώματα από τον Γενικό Κανονισμό, υπό τις προϋποθέσεις και με δυνατότητες ενάσκησης αυτών κατά τα οικεία άρθρα του Γενικού Κανονισμού: (Δικαίωμα διόρθωσης και συμπλήρωσης των στοιχείων τους, Δικαίωμα διαγραφής των στοιχείων τους, Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας, Δικαίωμα φορητότητας δεδομένων, Δικαίωμα εναντίωσης σε περαιτέρω επεξεργασία, Δικαίωμα ανάκλησης συγκατάθεσης σε περίπτωση που προσωπικά στοιχεία έχουν συλλεγεί με την συγκατάθεση του υποκειμένου).

 

Για την άσκηση των δικαιωμάτων του, το Υποκείμενο των δεδομένων έχει δυνατότητα να υποβάλει έγγραφο αίτημα προς τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (ΥΠΔ) της Εταιρίας στα εξής στοιχεία επικοινωνίας: dpo@intersalonica.gr. Η Εταιρία θα απαντήσει μέσω του ΥΠΔ εντός προθεσμίας ενός μηνός από την επίσημη παραλαβή του έγγραφου αιτήματος, με δυνατότητα παράτασης εφόσον απαιτείται και αναλόγως της πολυπλοκότητας του αιτήματος, κατά τα οριζόμενα στον Γενικό Κανονισμό.

 

Τα στοιχεία εκπροσώπου της Microsoft στην ΕΕ είναι : Microsoft Ireland Operations Limited, Attn: Data Protection Officer, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ιρλανδία. Τηλέφωνο: +353 1 706 3117.